Verifactu en un ERP a medida: qué tiene que hacer el software

Si tu empresa emite sus facturas con un programa, sea un producto comercial o un ERP hecho a medida, ese programa tiene que cumplir el reglamento de sistemas informáticos de facturación, al que todos llaman Verifactu (RD 1007/2023, BOE). En la práctica significa cuatro cosas: un registro por cada factura, encadenado con el anterior mediante una huella; un código QR en la factura; ninguna forma de cambiar lo ya registrado sin dejar rastro; y una declaración responsable firmada por quien ha programado el sistema. Si el ERP es a medida, ese "quien" no es un gran fabricante: es la empresa o la persona que lo construyó.

Esto no es asesoramiento fiscal: para tu caso concreto, consulta con tu gestoría.

Qué fechas están en el BOE y qué ha anunciado Hacienda

El texto vigente del reglamento obliga a las sociedades a tener el sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027, y al resto de obligados, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027 (RD 1007/2023, disposición final cuarta, BOE). Esas fechas las fijó el último aplazamiento (Real Decreto-ley 15/2025, BOE).

El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda publicó una nota con la previsión de aplazar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria de quienes facturan hasta 8 millones de euros al año (Ministerio de Hacienda, 2026). A día de hoy no hay norma publicada en el BOE que la haga efectiva: hasta que la haya, las fechas que obligan son las de 2027.

La misma nota dice algo más útil para quien tiene que adaptar un programa: las exigencias de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad se mantendrán "en términos sustancialmente equivalentes" (Ministerio de Hacienda, 2026). La fecha puede moverse. Lo que el software tiene que hacer, no.

Qué tiene que hacer el programa con cada factura

El reglamento pide que, a la vez que se emite cada factura o justo antes, el sistema genere de forma automática un registro de alta (RD 1007/2023, art. 9, BOE). Ese registro lleva los datos de la factura (emisor, destinatario, número y serie, fecha, bases, tipos y cuotas, importe total), la identificación del sistema que la ha emitido, la fecha y hora exactas, y una referencia al registro anterior con parte de su huella (art. 10).

La huella es un resumen criptográfico. La orden que desarrolla el reglamento fija el algoritmo, SHA-256, y qué campos entran en ella: el NIF del emisor, el número y la serie, la fecha, el tipo de factura, la cuota total, el importe total, la huella del registro anterior y el momento en que se genera (Orden HAC/1177/2024, BOE). Como cada huella incluye la anterior, los registros forman una cadena: si alguien cambia uno, todos los que vienen detrás dejan de cuadrar.

Si una factura se emitió por error, no se borra. Se genera un registro de anulación, que también entra en la cadena (art. 11). Y cualquier corrección se hace con registros nuevos, nunca reescribiendo uno viejo (art. 8).

La factura impresa o en PDF lleva además un código QR con el NIF del emisor, la serie y el número, la fecha y el importe total, que el destinatario puede escanear para comprobarla en la sede de la AEAT (Orden HAC/1177/2024, BOE).

Factura emitida

Registro de alta con huella

¿Se envía a la AEAT?

Modo VERI*FACTU

no

Firma y registro de eventos

Dos formas de cumplir: enviar o guardar firmado

El reglamento deja elegir entre dos modos de funcionamiento, y la diferencia técnica es grande.

Modo VERI*FACTU. El programa manda cada registro a la Agencia Tributaria de forma automática y continua (RD 1007/2023, arts. 15 y 16, BOE). A cambio, se presume que cumple los requisitos de integridad y trazabilidad, solo tiene que calcular la huella (sin firma electrónica) y la factura lleva la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU". El envío es un mensaje XML por internet, autenticado con certificado electrónico; el programa espera entre envíos el tiempo que marca la AEAT, que empieza en 60 segundos, y agrupa como mucho 1.000 registros por mensaje (Orden HAC/1177/2024, BOE). Si la conexión falla, tiene que guardar los registros y reintentar.

Modo sin envío. El programa guarda los registros, pero entonces cada uno tiene que ir firmado con un certificado electrónico cualificado (formato XAdES) y el sistema tiene que llevar un registro de eventos: arranque y parada de este modo, comprobaciones de integridad, restauraciones de copias y exportaciones, con un resumen como mínimo cada 6 horas de funcionamiento (Orden HAC/1177/2024, BOE).

Para un ERP a medida, la elección cambia el trabajo. Con envío, hay que construir la conexión con la AEAT y la gestión de reintentos. Sin envío, hay que gestionar la firma, custodiar el certificado y mantener el registro de eventos. Conviene decidirlo antes de diseñar, no al final.

Si tu ERP es a medida, quién es el productor

Aquí está el punto que más se pasa por alto. El reglamento no solo obliga a quien factura: también a quien produce el software de facturación (RD 1007/2023, art. 3.2, BOE). El productor certifica que su sistema cumple mediante una declaración responsable, que tiene que constar por escrito y de forma visible en el propio programa, en cada versión (art. 13).

La Agencia Tributaria lo aplica así a los casos a medida (AEAT, preguntas frecuentes sobre la declaración responsable):

• Cada sistema en funcionamiento necesita su declaración, aunque lo use una sola empresa.
• Si la empresa lo programó con su propio personal, la empresa es el productor.
• Si encargó el desarrollo o una ampliación a otro, ese tercero es el productor y la certifica.
• Si un proveedor modifica un programa certificado por otro, la certificación original deja de cubrir la parte modificada.

Y el plazo del productor es otro. Los productores tenían que ofrecer sus productos adaptados en los nueve meses siguientes a la entrada en vigor de la orden de desarrollo (RD 1007/2023, disposición final cuarta, BOE), que entró en vigor el 29 de octubre de 2024 (Orden HAC/1177/2024, BOE).

Las sanciones también son distintas para cada uno. Tener un sistema que debería estar certificado y no lo está se sanciona con 50.000 euros por ejercicio; producirlo, con 150.000 euros por ejercicio y por tipo de sistema (Ley General Tributaria, art. 201 bis, BOE).

Lo que no vale: una factura que se puede editar

La mayoría de programas de gestión hechos a medida tratan una factura como cualquier otro dato: se crea, se edita y, si hace falta, se borra. Ese modelo choca de frente con el reglamento, que exige que lo registrado no se pueda alterar sin que el sistema lo detecte y que las correcciones se hagan con registros nuevos (RD 1007/2023, art. 8, BOE).

En términos de diseño, eso pide:

• Registros que solo se añaden. La tabla de registros de facturación no admite actualizar ni borrar, y la aplicación no tiene ninguna pantalla que lo intente.
• Rectificativas y anulaciones como documentos nuevos, nunca como cambios sobre la factura original.
• Numeración y huella calculadas en el mismo paso que la emisión, para que no haya facturas emitidas fuera de la cadena.
• Exportación legible de los registros durante todo el periodo de conservación (art. 8).

Si el ERP ya existe y tiene un botón de "editar factura", adaptarlo no es añadir un QR al PDF. Es cambiar el modelo de datos del módulo de facturación.

Hay una salida que a veces es la más sensata: que el ERP no emita facturas. Prepara los datos y la factura la expide un programa de facturación certificado por su fabricante. Ojo con los límites: la AEAT considera que hasta una hoja de cálculo pasa a ser un sistema de facturación si, además de emitir facturas, genera libros registro u otros resultados (AEAT, preguntas frecuentes, ámbito de aplicación). Dónde está la frontera en tu caso es una pregunta para la gestoría.

Qué preguntarle a quien mantiene tu programa

Esto lo contamos desde dentro. Optimio emite sus propias facturas con un programa que hemos escrito nosotros, en producción desde el 17 de octubre de 2026 y en modo VERI*FACTU: cada factura genera su registro con huella encadenada, lleva su QR y se envía a la AEAT en el momento de emitirla. La primera volvió de la Agencia Tributaria con estado «Correcto». Las facturas no se editan: lo que haya que corregir va en una rectificativa. Como lo hemos programado y lo usamos, somos a la vez productor y usuario, con la declaración responsable incluida. Estas son las preguntas que haríamos a cualquier proveedor, empezando por nosotros:

1. ¿Quién firma la declaración responsable de esta versión, y dónde la veo dentro del programa? Si nadie sabe contestar, el sistema no está certificado.
2. ¿Funciona en modo VERI*FACTU o sin envío? Y, en el segundo caso, quién custodia el certificado con el que se firman los registros.
3. ¿Se puede editar o borrar una factura ya emitida? Si la respuesta es sí, el modelo de datos tiene que cambiar.
4. ¿Qué pasa si la conexión con la AEAT falla a media mañana? El programa tiene que seguir facturando y enviar después.
5. Si un tercero ha tocado el módulo de facturación, ¿quién certifica esa parte?
6. ¿Cómo exporto los registros si cambio de proveedor? Hay que poder entregarlos legibles durante todo el periodo de conservación.

Si tu programa tiene que adaptarse, cómo lo hacemos está en facturación VERI*FACTU a medida. Cómo encaja un programa a medida con el que lleva la contabilidad lo contamos en cómo automatizar procesos en una pyme, y los tipos de proyecto que hacemos están en servicios.