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Automatización e IA · Palma de Mallorca

Automatización de procesos con IA para empresas de Mallorca

Automatizamos el trabajo repetitivo de empresas de Mallorca y del resto de España: leer pedidos, albaranes y facturas que llegan en PDF, en foto o escritos a mano; ordenar el correo de los buzones compartidos; y pasar datos entre los programas que ya usáis para que nadie los teclee dos veces. La IA solo entra donde el documento no tiene un formato fijo; si basta con una regla, usamos una regla. Y lo que no está claro lo decide siempre una persona.

Reserva una consulta de 30 minutos

Gratis, por videollamada. Si puedes, ten a mano un pedido o un correo de los que se repiten.

Pedido · Ferretería · reposición de almacén

  • Tubo PVC 32 mm120 ud
  • Codo 90° 32 mm40 ud
  • Manguito unión 32 mm60 ud
  • Cola PVC ¿?2 botes

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leer4 líneas escritas a mano

línea 1Tubo PVC 32 mm · 120 ud

línea 2Codo 90° 32 mm · 40 ud

línea 3Manguito unión 32 mm · 60 ud

línea 4«cola PVC ¿?» no está claro

revisarla línea 4 la decide una persona

listo3 líneas listas para exportar a tu programa de gestión

Ejemplo con datos inventados. Lee un pedido escrito a mano y deja las líneas listas para revisar y exportar. Lo que no está claro, lo decide una persona.

Para quién es

  • Empresas que reciben pedidos por correo en formatos distintos (PDF, Excel, fotos del móvil, hojas escritas a mano) y los teclean en su programa de gestión.
  • Equipos que viven en buzones compartidos como pedidos@ o info@ y pierden de vista qué está pendiente y quién lo lleva.
  • Empresas con dos o más programas que no se hablan y alguien que copia los datos de uno a otro.
  • Quien quiere probar la IA en un proceso concreto y medible, no «implantar IA» en abstracto.

No es para ti si tus datos ya llegan ordenados y tus programas se conectan entre sí: una herramienta genérica de automatización hará el trabajo por menos dinero, y te lo diremos.

Qué problema quita

Los pedidos se teclean línea a línea desde un PDF o una foto.

Se leen solos y las líneas quedan listas para revisar y exportar a tu programa de gestión.

Albaranes y facturas de proveedor que alguien copia a mano.

Se extraen los datos de cada documento y se pueden cruzar con el pedido que los originó.

El buzón compartido es una lista infinita.

Cada correo entra como una tarea que se asigna, se sigue y se cierra, a la vista de todo el equipo.

Alguien copia datos de un programa a otro cada día.

Los programas se conectan y el dato se escribe una sola vez.

Informes que se montan a mano cada semana.

Se generan solos con los datos de los programas que ya usáis.

Cuándo hace falta IA y cuándo no

Si los datos ya están ordenados (un Excel, un CSV, una base de datos) y solo hay que pasarlos de un programa a otro, no hace falta IA: un proceso normal es más barato, más rápido y más fiable.

La IA aporta cuando hay que leer algo sin estructura fija: un PDF escaneado, la foto de un pedido, una hoja escrita a mano, un correo redactado cada vez de una forma. Ahí sustituye al trabajo de mirar y teclear.

En los dos casos diseñamos desde el principio el punto en el que revisa una persona: el sistema marca lo que no tiene claro y no lo pasa adelante hasta que alguien lo decide. Lo explicamos con ejemplos en cómo automatizar procesos en una pyme.

Dónde funciona: en tus equipos o en la nube

La lectura de documentos puede funcionar entera en los equipos de tu empresa, con modelos de IA instalados en ellos y sin mandar nada fuera, o en la nube que ya tengáis contratada.

Lo decides tú, y lo hablamos en la primera reunión, antes de diseñar nada. Lo aprendimos por las malas: presentamos como ventaja que un sistema funcionara sin salir de la empresa y el cliente lo prefería en la nube.

Si los documentos llevan datos personales y se procesan con un servicio externo, cómo se cubre esa transferencia se deja resuelto por escrito antes de empezar.

Cómo trabajamos

  1. Hablamos 30 minutos

    Gratis. Elegimos un proceso concreto: el que más horas de tecleo se lleva.

  2. Nos mandas ejemplos reales

    Pedidos, albaranes o correos de los que llegan cada día. Con ellos se diseña y se prueba.

  3. Propuesta por escrito

    Con el alcance, dónde va a funcionar, las fases y el precio.

  4. Lo construimos y lo medimos

    Con tus documentos, antes de ponerlo en marcha. Lo dudoso pasa siempre por una persona.

  5. Te entregamos las llaves

    El código, los accesos y la documentación. El mantenimiento, si lo necesitas, se acuerda en la propuesta.

Trabajo real

Un fabricante

Construido y validado técnicamente

Pedidos que se leen solos, incluso escritos a mano

Recibía los pedidos de sus clientes por correo en todos los formatos: PDF, Excel, fotos hechas con el móvil y hojas escritas a mano. El sistema los lee y deja cada línea lista para que una persona la revise antes de pasarla a su programa de gestión. Funciona entero en los equipos de la empresa.

La demo funcionó con pedidos reales y su responsable de informática le dio el visto bueno técnico. No está en uso: la dirección prefirió una solución en la nube y más barata. Lo contamos entero en qué preguntar antes de encargar software a medida.

Una gestoría

Construido y probado · pendiente de instalar

El correo como tablero de tareas

Cada correo de un buzón compartido entra como una tarjeta que avanza de pendiente a en curso y a finalizado, para que todo el equipo vea qué queda por hacer y quién lo lleva. Funciona con el correo que la gestoría ya tiene, sin cambiar de proveedor.

Está construido y probado. Ponerlo en marcha depende del servidor y del buzón de la gestoría, y está pendiente.

Preguntas frecuentes sobre automatización con IA

¿Qué proceso conviene automatizar primero?
El que se repite cada semana, sigue siempre los mismos pasos y hoy se teclea a mano. Si dudas, apunta durante dos semanas cada vez que alguien copia un dato de un sitio a otro: lo que más se repita es el primer candidato.
¿La IA se equivoca al leer documentos?
A veces, sí. Por eso el sistema marca lo que no tiene claro y una persona lo revisa antes de que pase a tu programa. No publicamos un porcentaje de acierto general porque depende de tus documentos: lo medimos con los tuyos antes de ponerlo en marcha.
¿Mis documentos salen de la empresa?
Solo si tú lo decides. La lectura puede funcionar entera en vuestros equipos, sin mandar nada fuera, o en la nube que ya tengáis contratada. Lo hablamos en la primera reunión.
¿Tengo que cambiar los programas que uso?
No. Nos conectamos a los que ya tenéis: directamente si el programa lo permite, importando ficheros o por correo. Lo que sale del sistema llega a tu programa de gestión en el formato que acepta.
¿Cuándo no hace falta IA?
Si tus datos ya están ordenados (un Excel, un CSV, una base de datos) y solo hay que pasarlos de un programa a otro, no hace falta IA: un proceso normal es más barato, más rápido y más fiable. La IA sirve cuando hay que leer algo sin un formato fijo: PDFs escaneados, fotos de pedidos o correos que cada cliente escribe a su manera.
¿Cuánto cuesta?
Depende del proceso y de cuántos formatos distintos haya que leer, por eso no publicamos tarifas. Después de la consulta te enviamos una propuesta por escrito con el alcance, las fases y el precio.
¿Trabajáis con empresas de toda Mallorca?
Sí. Estamos en Palma y trabajamos en remoto, por videollamada, con empresas de las islas y de la península.

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Cuéntanos qué se repite en tu empresa

En 30 minutos vemos un proceso concreto: dónde se va el tiempo, qué se puede automatizar y qué no merece la pena tocar. Sales con una idea clara, contrates o no.

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