Software a medida en Baleares: qué preguntar antes de encargarlo
Las preguntas que deciden un proyecto de software a medida en Baleares, sacadas de conversaciones reales: sistemas, nube, instalación, precio y ayudas.
- software a medida
- baleares
- pymes
- ayudas
Antes de encargar software a medida conviene tener respondidas cinco preguntas: qué se queda de lo que la empresa ya usa, dónde va a funcionar el programa, quién lo instala y lo mantiene, con qué se va a comparar el precio y si el proyecto va a pedir una ayuda pública. Las cuatro primeras valen en cualquier sitio. La quinta tiene en Baleares un matiz que cambia el orden de todo el proyecto.
No son preguntas de manual. Son las que han decidido los proyectos que hemos llevado desde Palma, con empresas de las islas y de la península, y en algunos casos las aprendimos tarde. Cada caso va con su estado real.
Qué se queda de lo que ya usas
La primera conversación casi nunca empieza por el programa nuevo. Empieza por los que ya hay y no se hablan entre sí.
Un importador de Barcelona tenía un programa de gestión comercial que se le había quedado corto, un programa contable que funcionaba bien y, entre los dos, hojas de cálculo que llegaban de cada fábrica con su propio formato. Su preocupación no era tener un programa de gestión nuevo. Era no perder lo que funcionaba.
Lo que se decidió fue un programa de gestión a medida por módulos. El primero es el catálogo de productos, que era donde más trabajo a mano había. El programa contable no se toca: sigue llevando la contabilidad, y la conexión con él llega en un módulo posterior. Como en la oficina hay personas que llevan décadas trabajando con el sistema anterior, otra condición fue que la pantalla sea muy simple.
Estado: contratado y en desarrollo. Todavía no está en producción ni tiene usuarios.
La pregunta que hay que hacerle a quien vaya a construirlo es: qué programas sigues usando el primer día y cuáles dejas de usar, y en qué módulo cambia cada cosa. Si la respuesta es "lo sustituimos todo de golpe", hay mucho riesgo junto. Cómo convive un programa a medida con el contable lo contamos también en cómo automatizar procesos en una pyme.
Dónde va a funcionar: en tu red o en la nube
Esta pregunta nos costó un proyecto, y por eso va la segunda.
Un fabricante recibía los pedidos de sus clientes por correo en todos los formatos: PDF, Excel, fotos hechas con el móvil y hojas escritas a mano. Construimos un sistema que los lee y deja cada línea lista para que una persona la revise antes de pasarla a su programa de gestión. La demo funcionó con pedidos reales y su responsable de informática le dio el visto bueno técnico.
Lo presentamos con un argumento que nos parecía el mejor: funciona entero en los equipos de la empresa, sin mandar los documentos a ningún servicio externo. La dirección decidió no seguir. Dio tres motivos, por este orden: tenía otras propuestas más baratas, prefería que la herramienta funcionara en la nube y no en su red local, y había congelado las inversiones por la situación del mercado.
El segundo motivo es el que importa aquí. Lo que vendimos como ventaja era, para ese cliente, un inconveniente. Nadie se lo había preguntado antes de la demo.
Estado: construido y validado técnicamente, incluidos los pedidos escritos a mano. No está en uso.
Por eso es una pregunta para la primera reunión, antes de diseñar nada:
- ¿Dónde están hoy vuestros programas? En un servidor de la oficina, en la nube de un proveedor o en la cuenta de nube de la propia empresa.
- ¿Quién paga y gestiona ese sitio? Si la empresa ya tiene su nube contratada, lo normal es instalar ahí, no añadir otro proveedor.
- ¿Hay datos que no deben salir de la empresa? A veces sí, y entonces lo local tiene sentido. Pero lo decide el cliente, no quien construye.
Quién lo instala y quién lo mantiene
Un programa terminado no es un programa en uso. Entre las dos cosas está la instalación, y en una pyme casi siempre hay alguien más en la conversación: el informático externo que lleva sus equipos y su correo.
Para una gestoría construimos un tablero donde cada correo de un buzón compartido entra como una tarjeta y avanza de pendiente a en curso y a finalizado. Para ponerlo en marcha hacían falta tres cosas, y ninguna dependía del código:
- un dominio de la gestoría apuntando a su servidor;
- acceso temporal a ese servidor para instalarlo;
- las credenciales del buzón con acceso por IMAP y SMTP, que son las dos formas estándar de leer y enviar correo desde otro programa.
Las tres pasan por el informático de la gestoría, que es quien tiene la última palabra sobre cómo se instala.
Estado: construido y probado. Pendiente de arrancar en la gestoría.
Lo que sacamos de ahí: el informático externo tiene que estar en la conversación desde el principio, no cuando el programa ya está hecho. Y antes de firmar hay que dejar escrito quién hace cada cosa después de la entrega: copias de seguridad, actualizaciones, altas de usuarios y a quién se llama cuando algo falla.
Cada flecha de ese diagrama depende de una persona distinta. Si no tiene nombre antes de empezar, el proyecto se para en ella.
Con qué vas a comparar el precio
No publicamos precios, y el motivo es práctico: el mismo nombre ("un programa de gestión", "un lector de pedidos") cubre proyectos muy distintos. Después de la consulta mandamos una propuesta por escrito, con el alcance dividido en módulos.
Lo que sí hemos aprendido es con qué compara el precio quien lo recibe. El fabricante de antes tenía delante propuestas más baratas y veía el sistema como una herramienta de ayuda, no como algo central para el negocio. Con esa lectura, la comparación con un producto estándar es razonable, y el estándar gana.
El software a medida compensa cuando el proceso es central y ningún producto lo resuelve sin parches: un catálogo que llega en el formato de cada fábrica, una forma de trabajar que distingue a la empresa. Si un producto estándar hace casi todo lo que se necesita y lo que falta es cómodo pero no imprescindible, lo honesto es decirlo.
Dos preguntas para la propuesta que recibas: qué módulo entra primero y qué puedes usar al terminarlo, y de quién es el código al final. Lo que solemos responder a esto está en las preguntas frecuentes.
Software a medida en Baleares con ayudas públicas
Aquí está el matiz de las islas. Hay ayudas del Govern balear que pueden pagar parte de un proyecto de software, y sus bases piden documentación que solo puede preparar quien lo va a construir.
Un ejemplo con fuente oficial: la convocatoria de 2026 para establecimientos turísticos de Baleares, en su programa de innovación, cubría el 50 % del gasto a pymes y el 15 % a grandes empresas, para proyectos de entre 10.000 y 300.000 euros sin IVA por solicitud (CAIB, 2026). El plazo de solicitud cerró el 30 de septiembre de 2026.
Lo útil para cualquier proyecto de software no son las cifras, sino lo que esas bases exigen:
- una memoria con fases y cronograma, y un presupuesto detallado por partidas;
- tres presupuestos de proveedores distintos cuando un servicio supera los 15.000 euros (CAIB, 2026);
- que las actuaciones empiecen después de presentar la solicitud;
- que la factura vaya a nombre de la empresa beneficiaria, que es quien paga;
- una solicitud por establecimiento.
La tercera es la que más proyectos rompe. Si se encarga el trabajo y luego se pide la ayuda, ese trabajo ya no cuenta. El orden correcto es este:
Por eso, si existe la posibilidad de pedir una ayuda, hay que decirlo en la primera reunión: cambia cómo se escribe el presupuesto (por partidas y fases, no como una cifra cerrada), cuándo se puede empezar y a nombre de quién se factura. Las condiciones cambian en cada convocatoria, así que lo que vale es lo que digan las bases vigentes en el boletín oficial.
Por dónde empezar
Antes de la primera reunión con quien vaya a construirlo, ten escrito esto:
- La lista de programas que usáis hoy, y cuáles queréis conservar.
- Dónde viven: servidor en la oficina, nube del proveedor o nube propia. Y si hay datos que no pueden salir.
- El nombre de vuestro informático externo, si lo tenéis, para que esté desde el principio.
- El proceso que más trabajo a mano da hoy. Ese es el primer módulo.
- Si vais a pedir una ayuda. Si la respuesta es sí, nada se encarga antes de presentar la solicitud.
Con eso, la consulta sirve para decidir algo y no solo para presentarse. Los tipos de proyecto que hacemos están en servicios.
